告知书在以下情况下可以用：
1、对符合听证条件的案件，在做出行政处罚决定之前，告知当事人有权听证下可以用；
2、审查起诉告知书。通知犯罪嫌疑人案件已经移送到，将对机关移送的案件进行审查，依法决定是否对犯罪嫌疑人提起公诉、不起诉或者撤销案件的诉讼活动。在接到告知书时就可以使用。
告知书有的法律效力如下：
1、如果本人在告知书上签名，且告知书内容合法，又有的公章的，告知书一般是具有法律效力的；
2、如果为员工告知书的，员工在告知书上签字，即视为告知书生效，将来发生争议，告知书可以作为证据。
告知书一种是“通告”。还有一种是书面文件式通知，以一个公开的方式和书面形式通知事情，告知书都应该有被告知知道的同时还有第三人知道。如果以后因为告知书的内容引起纠纷，对方会以此证明事先知会过当事人，如果对当事人造成什么损失或者其他什么，当事人也只能是属于明知故犯，即使当事人没看其中内容。
【本文所涉及的法律依据】：：
《中华人民共和国民法典》
第五百零二条
依法成立的合同，自成立时生效，但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。
依照法律、行规的规定，合同应当办理批准等手续的，依照其规定。未办理批准等手续影响合同生效的，不影响合同中履行报批等义务条款以及相关条款的效力。应当办理申请批准等手续的当事人未履行义务的，对方可以请求其承担违反该义务的责任。
依照法律、行规的规定，合同的变更、转让、解除等情形应当办理批准等手续的，适用前款规定。