VIP会议的准备工作及服务程序会议的准备工作一. VIP会议服务设施设备
1、 认真看清会议预定单,例如:VIP会议的主办部门会议人数、日期、时间、地点、场形、设备 、会议具本要求、是否有路标、是否有客人的特殊要求等等。
2、 认真准备VIP会议所需餐具,当班主管须亲自参与准备和检查工作。例如:水杯、茶杯是否干 净光亮、无划痕、无破损、咖啡用具是否配套、数量是否准备的充分等等。
3、 VIP会议的摆台:根据预定单的具体要求摆台。
4、 VIP会议服务设施设备的检查工作(幻灯机,投影仪,笔记本电脑连接),当班主管必须亲自 参与对服务设施设备的准备工作,所需的各项设备要在会议开始前30分钟前进行调试,桌椅是否 干净完好;音响设备是否提前准备调试好;鲜花是否提前摆放好;地毯是否干净;空调运转是否 正常;会议场所温度是否适宜(冬季室温不高于22摄氏度,不低于18摄氏度,夏季室温不低于26 摄氏度);指路牌是否搽的干净光亮并在指定位置等。如要求有投影,应准备好接线板(1-2个) 、激光笔,将会议室的窗帘拉好,调试好灯光。当班经理要在会议开始前30分钟内根据会议的要 求再一次进行全面试用。
5、 当班主管根据服务经验必须提前做好应对各种突发事件的准备工作。例如:准备一些电源接线 板,客人用电脑时以便我们及时提供更为超常的服务;夏天准备一些冰镇的毛巾等等。二.VIP会议服务员的准备工作提前做好人员力量的调配工作。仪容仪表的自我检查,保证每位参与服务员工的仪容仪表最佳。在开例会时将服务VIP会议的重点及注意事项传达与员工。做好会议的具体分工,让服务会议的服务员都必须清楚地知道各自的岗位和具体工作的内容。三.VIP会议摆台程序和具体要求根据会议预定单上的具体要求和标准按规定摆放。特殊情况必须及进地与主办部门的负责人联系协商。会议基本服务程序
1、 准备工作:
(1) 提前60分钟准备摆好纸、纸夹,笔、毛巾、烟缸,水杯,茶杯,薄荷糖等,检查设备设施的 完好、整洁。
(2) 提前15分钟泡好茶根,准备好茶隔。如是国际/签字仪式,会议准备需事先询问主办单位是 否需要国旗(左方为乙方,右方为甲方)、签字文具或铺放红地毯、安排拍照等事项。
⑶ 公司领导会议及VIP、大型会议,当班主管必须亲自检查、复查。
2、 站位:
(1) 服务员提前30分钟站位(根据要求姿势站位)。双手交叉垂于身前并面带微笑,主动问候客 人。
(2) 公司级领导及VIP会议,当班主管要亲自站位迎接。
3、 会议开始服务:
(1) 按落座先后顺序服务(除特殊情况或客人另有要求)。
(2) 按上毛巾服务程序上毛巾。
4、 会议期间服务:会议期间应 有服务人员守在门外,防止无关人员对会议的打扰和对晚来客人的告知,服务员在门外不能随意 走动及离开岗位,使客人感到门口有服务员并能随时提供服务。
(1) 每隔20分钟查看客人是否需要服务,例如:添茶水等。
(2) 即使更换烟缸,具体按烟缸服务程序。
⑶ 根据客人具体要求提供“超常服务”。例如:20分钟以上倒一次茶水或其他特殊要求。会议 中遇到设备问题,应立即解决,如解决不了应立即通知有关部门。
5、 如客人有茶休,应在茶休开始前10分钟做好准备,如茶休在厅内,动作一定要轻,不要打扰客 人。客人如果饮用咖啡和红茶,要主动为客人添加(所用的牛奶一定要加热)。
(4) 公司级领导及VIP会议和大型会议,经理尽量保持现场督导服务。
6、 收尾工作:
(1) 在会议结束时,领位员和服务员将会场门打开,并站在门口送别客人。服务员一定检查是否 有遗留物品。客人走后,离开会场大概30米远时,服务员才可将会议室大门 。
(2) 按会议收尾工作具体要求收拾餐具等物品。
⑶ 服务会议的服务员,要通知当班主管检查收尾工作,安全检查工作,并做好交本上的记 录。
7、 备注:会议期间服务员相互替换,一定要做好具体交接工作,将具体的内容写在交本上,并签字。 ,如果交接不清楚,由上一个班次的服务员负责。VIP会议“超常服务”如客人突然提出需要我厂其他管区的服务时,必须立刻通知本管区现场当班的主管,由当班主管 马上去与相应的管区协调、解决。如客人需要我们提供公司没有的服务时,服务员不要马上拒绝客人,必须立刻通知经理,在不影 响公司利益的同时尽量满足客人的要求。服务的主动性,在以后的会议等活动中,特别注意:灯光要保持的状态.积极主动为客人接电脑投影线路.主动提供红外线笔.调好屏幕的角度和距离.窗帘是否要 .会议用台的台裙熨烫好.